startup, whiteboard, room

Kontrahent nie płaci za fakturę

Nieterminowe regulowanie należności bądź całkowity brak zapłaty za wykonaną usługę lub towar jest niestety bardzo powszechnym zjawiskiem w obrocie gospodarczym. Jest to problem wielu przedsiębiorców. Powodów jest wiele, tworząc w ten sposób błędne koło. Czasem jest to przejściowa trudność, czasem celowe unikanie zobowiązań. 

Krajowy Rejestr Długów informuje, że prawie 73% polskich mikroprzedsiębiorstw ma problem ze ściągnięciem płatności za faktury od swoich kontrahentów.  Nierzetelni płatnicy występują w każdej branży. Niezależnie od tego, przedsiębiorca nawet jeśli nie otrzyma zapłaty za wystawioną fakturę, to i tak musi rozliczyć się z organem skarbowym i tym samym uiścić należny podatek.

W dużej mierze przedsiębiorcy, dają przyzwolenie swoim kontrahentom na przeciąganie terminów płatności, bojąc się o utratę dobrych relacji z klientem i zerwania współpracy. W skrajnych przypadkach może doprowadzić to do utraty płynności finansowej przedsiębiorcy. Dlatego tak ważne jest, aby wiedzieć, co zrobić w takiej sytuacji, jak postąpić wobec nierzetelnego dłużnika i jak ewentualnie się zabezpieczyć.

Co można zrobić w takiej sytuacji?

Działania prewencyjne

Mało kto wie, że można zadbać o terminowe płacenie faktur, jeszcze przed ich wystawieniem. Można w takiej sytuacji skorzystać chociażby z Biur Informacji Gospodarczych, które za odpowiednią opłatą gromadzą i udostępniają informację o nieuczciwych kontrahentach oraz ich trudnościach z płaceniem należności. Jednakże, dane te nie są kompleksowe, ponieważ nie wszystkie podmioty zgłaszają nieopłacone faktury.

Co więcej, z uwagi na to, że dostęp do umieszczonych informacji w Biurach Informacji Gospodarczych jest odpłatny, to mało przedsiębiorstw jest tym zainteresowana. Mimo wszystko często wezwanie do zapłaty z informacją, że nieuregulowanie faktury spowoduje wpisanie na listę dłużników w Biurze Informacji Gospodarczej BIG InfoMonitor SA bardzo pomaga w odzyskaniu należności. Bez wątpienia należy przyznać, że informacja o konsekwencjach nieuregulowania płatności szybciej motywuje do zapłaty.

Kolejnym skutecznym sposobem zweryfikowania klienta jest  skorzystanie z wyszukiwarki Google, a konkretniej z dostępnych baz firm. Wystarczy wpisać nazwę firmy, aby otrzymać dostęp do szeregu ważnych informacji. Dobrą podpowiedzią będą również opinie pracowników danej firmy, jeśli sporej grupie z nich nie wypłacono wynagrodzenia.

W Biurze Informacji Gospodarczej i Krajowym Rejestrze Długów można uzyskać informacje na temat zdolności kredytowej klienta i jego ewentualnych zadłużeniach. Ponadto, należy sprawdzić klienta w CEiDG pod kątem aktualnych informacji tam umieszczonych, ale również z perspektywy zawartych zmian w historii działalności gospodarczej. Z kolei w Biurze Informacji Kredytowej można wygenerować raport o danym kontrahencie.

Co więcej, warto odnieść się do białej listy podatników, bowiem ma ona na celu zapewnić szybszą i sprawniejszą kontrolę kontrahentów, tak by dochowali oni należytej staranności przy współpracy z przedsiębiorcą, chcąc w ten sposób wyeliminować jego udział w transakcjach dot. wyłudzeń podatku. Przedsiębiorca, który dokonuje weryfikacji kontrahenta otrzyma informację zarówno o dacie, jak i o godzinie dokonania takiego przeglądu.

Często większe firmy posiłkują się innymi sposobami, np. stosują wobec kontrahentów zaświadczenia o niezaleganiu. Jest to konieczny warunek, aby przed podpisaniem umowy kontrahent dostarczył zaświadczenia z Urzędu Skarbowego i Zakładu Ubezpieczeń Społecznych o niezaleganiu z płaceniem podatków. Natomiast drugim sposobem wielkich przedsiębiorstw jest wynajmowanie specjalisty audytora. Jest to specjalna, szczegółowa weryfikacja kontrahenta przez wykwalifikowaną firmę, która zajmuje się usługami z zakresu wywiadu gospodarczego.

Przypomnienie

Czasami zdarza się, że klient najzwyczajniej w świecie zapomniał o naszej fakturze. Najczęściej mailowe lub tradycyjne telefoniczne przypomnienie wyjaśnia całą sprawę, która zazwyczaj kończy się pozytywnie. Warto również porozmawiać ze swoim kontrahentem i o ile jest to możliwe, można spróbować ustalić nowy dodatkowy termin płatności. Wszelkie ponaglenia i upomnienia zwiększają prawdopodobieństwo polubownego odzyskania pieniędzy.

Niezależnie od tego, czy przedsiębiorca stosuje długoterminowe czy krótkoterminowe terminy płatności, to powinien wysłać przypomnienie np. na dwa dni przed oraz w dniu upływu terminu płatności. Nie możemy też dać się zbywać, dlatego też przedsiębiorca powinien w sposób zdecydowany zakomunikować klientowi, iż nie zawaha się wkroczyć na drogę sądową. Jeśli natomiast samo przypomnienie nie poskutkuje, wówczas trzeba przejść do kolejnego etapu, który jest bardziej stanowczy.

Faktoring

Warto rozważyć współpracę z firmą faktoringową, która za ustaloną opłatą od należności przejmie na siebie obowiązek odzyskania pieniędzy od klienta. Należy pamiętać, że jest to jednak kosztowne rozwiązanie. Warto mieć na uwadze, iż przedmiotem faktoringu mogą być tylko i wyłącznie nieprzeterminowane faktury. Najogólniej rzecz biorąc, taka firma będzie musiała walczyć z potencjalnymi dłużnikami w imieniu przedsiębiorcy. Faktoring pozwala zachować płynność finansową przedsiębiorstwa, a także możliwe jest przy tym skorzystanie z kompleksowych usług finansowych.

Wezwanie do zapłaty

Jeżeli kontrahent zalega z zapłatą i wszystkie wymienione wyżej sposoby nie dają żadnych efektów, wówczas można wysłać wezwanie do zapłaty. Najlepiej zrobić to listem poleconym ze zwrotnym potwierdzeniem odbioru, aby posiadać dowód w ewentualnym sporze  na drodze sądowej. W wezwaniu do zapłaty należy zawrzeć przynajmniej poniższe informacje:

  • dane przedsiębiorcy,
  • dane kontrahenta,
  • datę i miejsce wystawienia wezwania,
  • umowę sprzedaży lub nr faktury jako podstawę do naliczenia długu,
  • kwotę długu wraz z odsetkami,
  • termin na zapłatę,
  • podpis osoby wysyłającej wezwanie do zapłaty,
  • numer rachunku bankowego, na który kontrahent ma dokonać zapłaty.

Bardzo istotne jest, aby w wezwaniu do zapłaty zawrzeć informację, iż brak uiszczenia należności w wyznaczonym terminie będzie skutkowało skierowaniem sprawy na drogę sądową bez wysyłania dalszych wezwań. Zazwyczaj jest to skuteczna metoda, która dyscyplinuje kontrahentów do wykonania swojego zobowiązania.

Rozstrzygnięcie sądowe

Kiedy klient nie chce płacić faktury VAT, a wszystkie powyższe czynności nie pomogą, to sprawa trafia ostatecznie do sądu. Wówczas można skorzystać z możliwości, jakie daje zarówno sąd tradycyjny, jak i uproszczona procedura w e-sądzie. Trzeba jednak przyznać, że coraz więcej osób decyduje się przy tym na skorzystanie z Elektronicznego Postępowania Upominawczego (EPU).

Sądy realizują Elektroniczne Postępowania Upominawcze, a zamiast wyroków wydają nakazy zapłaty. Warto mieć na uwadze, że jeżeli przedsiębiorca zdecyduje się skierować sprawę do e-Sądu, wówczas obowiązany jest do zapłaty ¼ opłaty stosunkowej. Taką opłatę uiszcza dwukrotnie – po raz pierwszy w postępowaniu upominawczym, a drugi raz w postępowaniu nakazowym. A zatem, jeśli przedsiębiorca zdecyduje się odzyskać swoje pieniądze, musi złożyć pozew, który będzie zawierał niezbędne poniższe dane:

  • imię i nazwisko osoby składającej pozew,
  • dane pozwanego (imię i nazwisko, adres, numer PESEL),
  • dane wierzyciela (imię i nazwisko, adres, numer PESEL),
  • informacje na temat przedmiotu pozwu,
  • uzasadnienie,
  • lista załączonych dowodów + załączniki.

Nieodzowne będzie również wskazanie podstawy roszczenia, czyli np. podanie numeru niezapłaconej faktury.

W związku z powyższym, zazwyczaj spór kończy się wydaniem nakazu zapłaty, który po opatrzeniu w klauzulę będzie stanowił tytuł egzekucyjny. W takiej sytuacji komornik ma za zadanie odzyskać należność wynikającą z faktury wraz z odsetkami ustawowymi i kosztami postępowania sądowego. Należy pamiętać, że jest to zwykle długi proces, który może potrwać nawet kilka lat, ale z drugiej strony może to być jedyny sposób na odzyskanie należnych pieniędzy.

Krajowy Rejestr Długów

Jeżeli kontrahent nie płaci faktur i nie ma żadnych pozytywnych prognoz, wówczas można zgłosić go do Krajowego Rejestru Długów. Dla kontrahenta umieszczenie w Krajowym Rejestrze Długów jest niezwykle poważne z uwagi na prestiż, jak i  wizerunek. Takie niedogodności skutecznie mobilizują do spłaty zaległych faktur.

Zatem, do Rejestru Dłużników można wpisać klienta, który nie płaci faktur, jeżeli:

  • zaległość jest przeterminowana powyżej 30 dni,
  • opiewa na kwotę minimum 200 zł w przypadku konsumenta lub minimum 500 zł w przypadku przedsiębiorcy,
  • przynajmniej 30 dni przed dokonaniem wpisu wysłałeś dłużnikowi wezwanie do zapłaty.

Zatory płatnicze

Zatory płatnicze to poważny problem wielu przedsiębiorców. W styczniu 2020 roku weszła w życie ustawa antyzatorowa, która ma za zadanie ograniczać skalę tego zjawiska. Ustawa przede wszystkim skraca terminy na zapłatę faktur, wprowadza również tzw. ulgę na złe długi w podatku PIT i CIT oraz obowiązek raportowania praktyk płatniczych, który obejmie największe firmy.

Głównym celem jest to, aby klienci, którzy nieterminowo realizują swoje płatności, musieli się z tego rozliczyć. Wprowadzona ustawa umożliwia nałożenie kar finansowych na firmy, które przeciągają w czasie regulowanie swoich zobowiązań. W przypadku transakcji, w których na pieniądze czekają mikro, małe bądź średnie firmy, a ich dłużnikiem jest większy kontrahent, termin płatności nie może przekroczyć 60 dni.

Ponadto, została zwiększona wysokość odsetek, jakich może domagać się przedsiębiorca, jeżeli druga strona nie płaci należności. Od chwili nabycia uprawnienia do takich odsetek, wystawcy faktury przysługuje specjalna rekompensata, która wynosi od 40 do 100 euro w zależności od kwoty, na która opiewa faktura. A zatem, wysokość rekompensaty jest uzależniona od wysokości zaległości i wynosi:

  • 40 euro – w sytuacji, gdy wartość świadczenia pieniężnego nie przekracza 5000 złotych,
  • 70 euro – gdy wartość świadczenia pieniężnego jest wyższa niż 5000 złotych, ale niższa niż 50 000 złotych;,
  • 100 euro – gdy wartość świadczenia pieniężnego jest równa lub wyższa od 50 000 złotych.

Kwestie podatkowe

Niezwykle pomocny okazuje się mechanizm zwany ulgą na złe długi. Jak niestety wiadomo, mimo braku zapłaty od kontrahenta, przedsiębiorca jest zobowiązany do zapłacenia VAT w ustawowym terminie. Na szczęście taki VAT można odzyskać, ale muszą zostać spełnione poniższe warunki:

  • sprzedaży dokonaliśmy na rzecz podatnika VAT czynnego, niebędącego w trakcie likwidacji bądź upadłości (na dzień przed złożeniem deklaracji, w której ubiegamy się o ulgę),
  • od terminu płatności za wierzytelność minęło 90 dni,
  • od daty wystawienia faktury za wierzytelność nie upłynęły 2 lata (licząc od końca roku, w którym fakturę wystawiono).

Pamiętajmy również, iż ulga na złe długi występuje także w podatku dochodowym. W przypadku braku otrzymania zapłaty za fakturę w terminie  90 dni od terminu płatności wskazanego na fakturze przedsiębiorca może pod określonymi w przepisach warunkami skorygować podstawę opodatkowania.

Bez wątpienia możliwość opłacania podatku dopiero w momencie, gdy mamy na to środki, bo nasz kontrahent reguluje fakturę, to duże udogodnienie. I tutaj właśnie pojawia się metoda kasowa. Przy tej metodzie, VAT należny rozliczany jest w okresie przypadającym na datę uzyskania płatności od klienta. A zatem, przed tym terminem nie ma obowiązku, by wskazywać go w deklaracji VAT, JPK_VAT, czy rejestrach VAT. Ta sama zasada dotyczy faktur zakupowych, a więc podatek naliczony można odliczyć w faktycznej dacie, w której przypada data płatności. Rozliczanie metodą kasową jest korzystne w szczególności dla przedsiębiorców, którzy wystawiają faktury z długimi terminami płatności.

Zobacz też

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *